Dokumen Digital Kontrol Untuk Mencapai ISO 9001 Persyaratan Standar

Dokumen Digital Kontrol Untuk Mencapai ISO 9001 Persyaratan Standar

Dokumen Digital Kontrol Untuk Mencapai ISO 9001 Persyaratan Standar

Pernah terjadi pada Anda bahwa karyawan Anda menggunakan dokumen yang salah dan menyebabkan massa Pernah terjadi pada Anda bahwa informasi rahasia sampai ke tangan yang salah dan malu Anda Pernah terjadi pada Anda bahwa Anda kehilangan dokumen penting dan tahu bahwa bos Anda akan marah Tanpa alasan Jika melakukannya perhatikan

Menggunakan Software Pengendalian Dokumen biasanya memenuhi ISO Persyaratan Dokumen Kontrol Standard. Persyaratan dokumen kontrol adalah salah satu elemen kunci dari persyaratan Standar ISO untuk mencapai sistem manajemen mutu yang efektif. Tanpa kontrol yang handal dari prosedur dan catatan SMM integritas perusahaan akan gagal – sebagai masalah bisnis praktis dan sebagai sistem compliant auditable.

Ada banyak solusi hari ini untuk mengontrol Dokumen baik manual dan digital. Dalam artikel ini saya akan membahas bagaimana seseorang dapat mencapai persyaratan dengan solusi digital. Perhatikan kita tidak menulis perangkat lunak namun solusi digital. Solusi digital tidak harus menjadi kontrol dokumen

software

Ada dua jenis dokumentasi dalam organisasi. Yang pertama adalah ISO persyaratan dokumentasi. Untuk kedua selain diperlukan organisasi harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan dibutuhkan proses kegiatan dengan input dan output . Tentu saja dokumentasi harus sesuai dengan ukuran dan jenis organisasi kompleksitas dan interaksi proses dan kompetensi personil. Dengan kata lain jangan pergi di atas kepala Anda Anda akan menyesal di masa depan. Tujuannya bukan untuk mengubah organisasi menjadi sekretaris untuk Standar ISO .

Tingkat pertama dokumen digital mengontrol

Tingkat pertama dari dokumen kontrol digital melalui organisasi diletakkan dengan sistem manajemen. Sistem manajemen perangkat lunak yang dirancang untuk mendukung beberapa proses kerja. Sistem ini dapat menjadi sistem ERP sistem CRM atau sistem lainnya. Selama itu mendokumentasikan proses kerja. Dalam bentuk sistem diimplementasikan layar . Sistem memandu Anda untuk mengisi informasi yang benar pada lokasi yang benar. Akhirnya informasi tersebut di tempat yang tepat dan waktu terorganisir dan dikendalikan. Bahkan distribusi informasi dikelola. Inilah dokumen kontrol adalah semua tentang. Jadi ketika Anda mendokumentasikan SMM Anda dan mempersiapkan diri untuk audit menakutkan setiap proses yang termasuk dalam QMS dan didokumentasikan melalui sistem manajemen – ditutupi. Tapi Anda harus menyebutkan dalam prosedur. Jangan bilang aku tidak memberitahu Anda.

Dasar sistem elektronik

Cara digital yang paling umum saat ini masih menggunakan jaringan komputer lokal dan sistem email untuk kontrol dokumen. Manajemen Dokumen biasanya disadari ketika folder atau direktori yang ditetapkan dan biasanya hal itu dilakukan secara lokal departemen atau divisi . Dokumen-dokumen yang disimpan di server untuk digunakan. Terkadang administrator sistem atau mungkin manajer kualitas mensyaratkan bahwa dokumen tersebut akan dilindungi oleh perubahan – yang hanya membaca kemungkinan. Jenis dokumen yang bervariasi dari bentuk prosedur catatan rencana instruksi kerja diagram dll

Adapun dokumen routing email seperti menjadi saluran komunikasi utama. Orang mengirim dokumen sebagai lampiran untuk diperiksa atau untuk digunakan.

Sekarang Anda mungkin berpikir bahwa ini adalah kontrol dokumen digital namun pada kenyataannya Anda hanya mendapatkan dokumentasi digital namun tidak ada kontrol apa yang pernah jadi Kenapa Pertama jika Anda menyimpan dokumen pada server sebenarnya merupakan manajemen manual dan bukan manajemen digital. Ini benar dokumen digital tetapi manajemen secara manual. Karyawan menyimpannya dalam folder dan nama-nama dokumen. Dia memiliki kontrol penuh atas hal itu. Tuhan tahu apa yang dia mampu lakukan dengan itu. Manajemen dokumen digital mensyaratkan bahwa dokumen tersebut akan disampaikan melalui sistem pengendalian manajemen dokumen. Dengan cara ini sistem ini mendaftarkan dokumen dan kemudian mulai mengelola siklus hidup nya. Sekarang ada karyawan dari Anda register setiap dokumen bahwa dia menyimpan di jaringan lokal. Benar saya jika saya salah.

Kedua ketika Anda mengirim email dengan lampiran itu seperti mengekspor dokumen keluar dari sistem dan menjadi siklus hidup mandiri individu. Orang yang menerima lampiran ini mungkin akan menghemat pijat dengan dokumen dan setiap kali dia akan membutuhkannya ia akan alis melalui mail nya mendapatkan dokumen. Semua orang melakukannya. Dia bisa membuat perubahan dan Anda tidak akan tahu apa-apa tentang hal itu. Pelacakan dokumen tersebut komentar yang dibuat oleh pengulas dan sejarah persetujuan akhir tidak secara otomatis dapat diakses dalam sistem email routing yang manual yang adalah orang-orang umum . Bahkan jika dokumen yang dikirim melalui email administrator sistem harus secara manual melacak memperbarui dan mengkomunikasikan review yang mereka terima. Untuk membuatnya lebih jelas itu adalah sistem loop terbuka. Belum lagi hasil penyimpanan tidak efektif.

Dengan sistem manajemen dokumen digital Anda tidak akan mengirim dokumen tetapi link atau pemicu lain untuk mengakses dokumen melalui sistem pengendalian manajemen dokumen.

Ketiga bahkan ketika Anda menyimpan dokumen Anda dan menggambarkannya sebagai read only – yang mencegah seorang pun dari menyimpan dokumen di komputer mengedit dan menyebar ke seluruh organisasi. Sekali lagi Anda kembali ke sistem loop terbuka. Maaf. Oke Bahkan dengan yang paling canggih terkuat dokumen kontrol sistem manajemen digital Anda tidak pernah bisa benar-benar mencegah hal itu. Tidak peduli apa yang orang memberitahu Anda. Anda tergantung pada karyawan Anda dan bersedia untuk mengikuti aturan-aturan dasar untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan. Pada akhir hari kita terjebak dengan faktor manusia.

Jadi dengan manual seolah – digital pengendalian dokumen kita mencapai tiga hal metode loop terbuka untuk manajemen dokumen dokumen mengekspor keluar dari loop dan siklus hidup independen untuk dokumen. Tiga hal ISO Standar sedang mencoba untuk menghindari.

Solusi Solusi

Solusi pertama yang kami tawarkan Anda adalah untuk menjaga situasi sekarang manual sehingga disebut digital manajemen . Anda harus memiliki untuk mendukungnya dengan prosedur terdokumentasi yang menggambarkan bagaimana seseorang harus menangani dokumentasi yaitu ISO persyaratan standar dan mempertahankan aspek kontrol dekat. Itu akan terus melawan Standar ISO tapi saya sarankan untuk ikhtisar persyaratan hanya untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan persyaratan.

Solusi kedua yang saya bisa pikirkan adalah dokumen kontrol melalui sistem manajemen. Yang saya maksud adalah bahwa semua dokumentasi akan terkonsentrasi di satu lokasi. Dokumen adalah bagian dari proses. Beberapa proses ini didokumentasikan dalam sistem manajemen seperti ERP atau CRM dan beberapa secara manual manual dengan bentuk . Dalam kebanyakan sistem orang-orang yang saya tahu modul berikutnya ada. Ini adalah modul jarang digunakan. Hal ini biasanya disebut Judul Manajemen. Ide dasarnya adalah untuk menghubungkan dokumen untuk proses atau catatan terkait dengan proses dalam sistem. Dengan cara ini Anda mendidik karyawan untuk men-download dokumen dari satu lokasi saja. Tidak ada lebih banyak dokumen email tidak ada dokumen yang lebih hemat pada komputer pribadi. Solusi ini mensyaratkan bahwa semua dokumen akan terdaftar dalam sistem apa keseluruhan banyak pekerjaan . Untuk lebih jelasnya akses administrator sistem Anda. Solusi ini tidak satu yang sempurna tapi akan terus melawan persyaratan ISO Standard. Jangan lupa untuk mendokumentasikan metode dalam prosedur.

Jika Anda bersedia untuk berinvestasi lebih banyak sumber daya Anda Anda mungkin mempertimbangkan untuk menerapkan dokumen perangkat lunak kontrol manajemen.

Dokumen kontrol sistem manajemen

Sekarang ini adalah solusi yang optimal. Setiap manajer kualitas akan tidur lebih baik di malam hari jika ia tahu bahwa semua dokumen dikendalikan oleh robot tanpa perasaan dan kehendak lain maka apa yang diprogram ke dalam dirinya . Mari kita tinjau keunggulan pelaksanaan perangkat lunak manajemen dokumen

  • Control-ini adalah hal yang paling penting dengan cara ini adalah apa ISO Standar adalah semua tentang well sebagian besar . Apa yang Anda mengontrol
  • Organisasi – semua dokumen dari semua jenis bentuk prosedur rencana diagram dan grafik – apa pun yang Anda gunakan akan diselenggarakan dikategorikan disimpan dan siap untuk Anda untuk mengambil dan menggunakan.
  • Distribusi – kepada siapa dokumen yang akan digunakan.
  • Kepatuhan – dengan kerangka regulasi Anda.
  • Informasi Akses

  • – sekarang Anda mungkin berpikir bahwa Anda memiliki akses ke sebagian besar informasi dalam organisasi Anda tetapi Anda akan terkejut. Dengan perangkat lunak kontrol dokumen manajemen Anda akan memiliki informasi yang Anda butuhkan secara akurat dan Anda akan dapat melacak semua dokumen yang berhubungan dengan kegiatan untuk meningkatkan kualitas akuntabilitas dan produktivitas – yang berarti bahwa semua informasi dapat diakses ketika pernah.
  • Lokasi – sistem akan mengelola lokasi semua dokumen. Tidak ada lagi menyebarkan dokumen di seluruh jaringan lokal.
  • Keamanan

  • – perangkat lunak manajemen dokumen meningkatkan keamanan dokumen.

    Ini solusi biaya. Biayanya uang dan sumber daya manusia – tidak memiliki keraguan tentang hal itu Tapi kami benar-benar percaya bahwa dalam jangka panjang itu membayar sendiri dengan menambahkan nilai kepada proses kerja. Semua keuntungan di atas dapat dilakukan untuk mencapai secara manual oleh karyawan Anda tetapi mereka memakan waktu. Dan waktu adalah uang.

    Saat ini ada dua kemungkinan dari sistem kontrol dokumen digital web-based dan independen diinstal.

    Solusi berbasis web hanya berlangganan ke situs web yang menyediakan layanan kontrol dokumen. Itu berarti bahwa di atas seluruh disediakan melalui internet. Kedengarannya bagus bukan Sebagai layanan Internet tidak ada perangkat lunak atau perangkat keras untuk membeli menginstal memelihara atau upgrade. Dan jika layanan tidak memuaskan hanya berhenti berlangganan. Itu saja. Anda dapat mengakses dari manapun Anda berada dan memberikan ruang kerja bagi orang-orang yang bekerja dari rumah.

    Instalasi independen adalah di mana Anda membeli perangkat lunak dan menginstalnya tidak ada jaringan Anda. Anda mungkin ingin untuk mengintegrasikan dengan sistem lain. Sekarang yang akan menjadi besar untuk proses kerja Hari ini mereka biasanya mudah diimplementasikan dan mudah digunakan dan dengan harga yang tidak akan mendapatkan marah bos Anda terlalu banyak .

    Summery

  • Menggunakan Software Pengendalian Dokumen biasanya Temui ISO Persyaratan Standar.
    Adapun dokumentasi lebih selain apa yang dibutuhkan oleh Standar ISO organisasi harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan dibutuhkan proses.
  • Tingkat pertama kontrol dokumen digital melalui organisasi diletakkan dengan sistem manajemen. Akhirnya informasi tersebut di terorganisir tempat dan waktu yang tepat dan dikendalikan. Bahkan distribusi informasi dikelola.
  • Dokumen
    Tabungan

  • di jaringan lokal tidak dianggap sebagai manajemen dokumen kontrol digital. Ini adalah manajemen manual.
  • Emailing dokumen untuk penggunaan yang mengekspor dokumen keluar dari sistem dan di luar kendali.
  • Dengan manual seolah – digital pengendalian dokumen kita mencapai tiga hal metode loop terbuka untuk manajemen dokumen dokumen mengekspor keluar dari loop dan siklus hidup dokumen mandiri.
  • solusi

  • Pertama adalah menjaga situasi sekarang manajemen manual . Anda harus mendokumentasikan prosedur dan mempertahankan aspek kontrol dekat.
  • solusi

  • Kedua adalah dokumen kontrol melalui sistem manajemen dengan modul seperti manajemen Judul. Solusi ini mensyaratkan bahwa semua dokumen akan terdaftar dalam sistem. Anda harus mendokumentasikan prosedur.
  • solusi

  • Ketiga adalah menerapkan sistem pengendalian manajemen dokumen digital.

  • Tags: , , , , , , , ,

    Leave a Reply

    Fill in your details below or click an icon to log in:

    WordPress.com Logo

    You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

    Twitter picture

    You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

    Facebook photo

    You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

    Google+ photo

    You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

    Connecting to %s

    %d bloggers like this: